tugas mata kuliah: pengantar teknologi sim
Latar Belakang
Manajemen membutuhkan informasiormasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasiormasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasiormasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap- tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasiormasi yang berbeda. Oleh karena itu untuk dapat menyediakan informasiormasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang sistem informasiormasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
Konsep dasar pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan adalah memilih satu atau lebih diantara sekian banyak alternatif eputusan yang mungkin. Alternatif keputusan meliputi keputusan ada kepastian,keputusan berisiko , keputusan ketidakpastian dan keputusan dalam konflik.
Keputusan bisa berulang kali dibuat secara rutin dan dalam bentuk persoalan yang sama sehingga mudah dilakukan Keputusan yang sehingga mudah dilakukan. Keputusan yang dihadapi mungkin serupa dengan situasi yang pernah dialami, tetapi ada ciri khusus dari permasalahan yang baru timbul
Teori pengambilan keputusan
· Keputusan yang baru mungkin, persoalan baru yang belum pernah dialami sebelumnya.
· Salah satu komponen terpenting dari proses pembuatan keputusan adalah kegiatan pengumpulan informasiormasi darimana suatu apresiasi mengenai situasi keputusan dapat
· dibuat
· Pembuat keputusan bisa perorangan atau kelompok baik untuk kepentingan sendiri maupun kepentingan kelompok
· Lingkungan keputusan dapat sampai tak terbatas
Empat kategori keputusan
1. Keputusan dalam keadaan ada kepastian (certaininty)
Suasana dikatakan certainty jika semua informasiormasi yang diperlukan untuk membuat keputusan diketahui secara sempurna dan tidak berubah. Sebagai contoh dalam merumuskan model.
2. Keputusan dalam keadaan resiko (risk)
Suasana dikatakan risk jika informasiormasi sempurna tak tersedia, tetapi seluruh peristiwa yang akan terjadi beserta probabilitasnya diketahui. Untuk mempelajari keputusan dalam suasana risk, pemahaman teori probabilitas amat berperan
3. Keputusan dalam keadaan ketidakpastian (Uncertainty)
Suasana dikatakan uncertainty jika seluruh peristiwa yang mungkin terjadi diketahui, tetapi tanpa mengetahui probabilitasnya masing masing.
4. Keputusan dalam keadaan ada konflik (conflict)
Suasana konflik muncul jika kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan berada dalam pertarungan. Satu pihak pengambil keputusan tidak hanya memikirkan pada tindakannya sendiri, tetapi juga tertarik pada tindakan pesaing.
Tipe kegiatan managemen berdasarkan tingkatan managemen
1. Perencanaan strategic
Perencanaan strategic merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
Proses evaluasi lingkungan luar organisasi dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, harus dpt bereaksi thd kesempatan2 yang diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yang merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
Penetapan tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.
Penentuan strategi adalah Manajemen tingkat atas menentukan tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuanunya. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumberdaya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.
2. Pengendalian manajemen
Pengendalian manajemen merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik (tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek 1 thn.
Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
3. Pengendalian operasi
Pengendalian operasi adalah sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas tingkat bawah.
Tipe Keputusan Managemen
Pengambilan keputusan ( Decision making) adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yang terperinci. Contoh Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasiormasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.
Tipe Informasi
Sistem informasiormasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasiormasi berupa laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasiormasi bagi manajemen untuk fungsi perencanaan, alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Sistem informasiormasi menyediakan 3 macam tipe informasiormasi :
1. Informasiormasi pengumpulan data (Scorekeeping informasiormation) adalah informasiormasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasiormasi Pengarahan perhatian (attention directing informasiormation) adalah membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan. Informasiormasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan yang terjadi.
3. Informasiormasi Pemecahan masalah (Problem Solving informasiormation) adalah informasiormasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Karakteristik Informasi
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasiormasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasiormasi yang berbeda-beda pula, karakteristik informasiormasi ini antara lain :
1. Kepadatan Informasiormasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasiormasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasiormasi yang semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasiormasi : manjemen bawah karakteristik informasi. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.
3. Frekuensi informasiormasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dgn pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasiormasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.
4. Waktu Informasiormasi : Manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan.
5. Akses Informasiormasi : Level bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara offline. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer tingkat atas perlu disediakan akses online untuk mengambil informasi kapanpun mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasiormasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dgn data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan informasi dgn data yang bersumber pd eksternal perusahaan.
Peran Managemen Menurut Henry Mintzberg
1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :
· Figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.
· pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
· penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.
2. Peran Informasiormational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasiormasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasiormasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasiormasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasiormasi yang dimilikinya.
3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan, sebagai orang yang mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
Tahapan Pengambilan Keputusan
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :
1. Intelligence : Pengumpulan informasiormasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.
2. Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.
3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yang disediakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar